ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW


 Program jest przeznaczony do elektronicznej ewidencji i przechowywania dokumentów firmy zarówno wchodzących jak i wychodzących. Rejestrowane dokumenty podlegają wyznaczonym obiegom ustalonym przez procedury wewnętrzne. W trakcie procesu następuje pełna identyfikacja dokumentu od momentu jego wejścia do firmy oraz powiązanie z innymi zależnymi dokumentami, co pozwala obserwować status dokumentu na każdym jego poziomie. System obejmuje wiele obszarów, dzięki czemu zgromadzone informacje dostępne są w całym przedsiębiorstwie i są przechowywane w jednym miejscu (na serwerze). 

 

W założeniach system obejmuje obszary pracy:

  • Faktury zakupu –  Rejestracja i przydzielanie do komórek organizacyjnych, opisywanie faktur z wykorzystaniem słowników planu kont i innych, Akceptacja przez przełożonych, głównego księgowego i zarząd, rozliczanie z umowami i zamówieniami, weryfikacja dokumentów przed zaksięgowaniem, przesyłanie i powiązanie z systemem FK i HM (na dzień dzisiejszy z systemem Sage ERP), szeroka analiza historii
  • Realizacja przelewów bankowych, 
  • Ewidencja zaliczek  i delegacji pracowniczych
  • Opłaty i przelewy poza fakturami
  • Rejestry umów i zamówień, 
  • Rejestr Proform oraz refaktur i ich rozliczanie
  • Ocena dostawców - deklaracje zgodności, audyty, reklamacje, certyfikaty, DSU, DTR, karty charakterystyki
  • Akty normatywne - uchwały, instrukcje, polecenia (z nadaniem praw do wglądu)
  • Rejestr poczty wchodzącej – nadawanie obiegu i śledzenie odpowiedzi
  • Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (w porozumieniu z Archiwum Państwowym)
  • Prowadzenie spraw – nadawanie sygnatur i gromadzenie historii wraz z załącznikami, nadawanie cech
  • Korespondencja wychodząca – generowanie przesyłek i elektroniczna książka nadawcza , drukowanie kopert i książki nadawczej
  • Korespondencja wewnętrzna pomiędzy działami i referentami
  • Niezbędnik pracownika - baza telefonów, adresów korespondencyjnych, instrukcji wewnętrznych
  • Gromadzenie podpiętych załączników w różnych formatach (PDF, XLS, DOC, maile i obrazy graficzne) oraz dostęp do danych archiwalnych
  • Archiwizacja zgodna z przepisami GIODO i Tajemnicą Przedsiębiorstwa
  • Wspólna baza kontrahentów z systemem ERP plus bazy pomocnicze
  • Administracja systemem – nadawanie uprawnień (w tym szczegółowe do wglądu w wybrane umowy, sprawy)
  • Historia czynności wykonywanych przez operatorów na każdym poziomie działania
  • Współpraca z MS Office – wysyłanie zestawień i wydruków (np. adresowanie kopert, protokoły przekazania dokumentów itp)
  • Logowanie zintegrowane z domeną Windows, brak instalacji (architektura .NET 4), dostęp zdalny przez łącza VPN.