Program jest przeznaczony do
elektronicznej ewidencji i przechowywania dokumentów firmy zarówno wchodzących
jak i wychodzących. Rejestrowane dokumenty podlegają wyznaczonym obiegom ustalonym
przez procedury wewnętrzne. W trakcie procesu następuje pełna identyfikacja
dokumentu od momentu jego wejścia do firmy oraz powiązanie z innymi zależnymi
dokumentami, co pozwala obserwować
status dokumentu na każdym jego poziomie. System obejmuje wiele obszarów, dzięki czemu zgromadzone informacje dostępne są w całym przedsiębiorstwie i są przechowywane w jednym miejscu (na serwerze).
W założeniach system obejmuje
obszary pracy:
- Faktury
zakupu – Rejestracja i przydzielanie do
komórek organizacyjnych, opisywanie faktur z wykorzystaniem słowników planu kont
i innych, Akceptacja przez przełożonych, głównego księgowego i zarząd, rozliczanie z umowami i zamówieniami, weryfikacja dokumentów przed
zaksięgowaniem, przesyłanie i powiązanie z systemem FK i HM (na dzień
dzisiejszy z systemem Sage ERP), szeroka analiza historii
- Realizacja przelewów bankowych,
- Ewidencja zaliczek i delegacji pracowniczych
- Opłaty i przelewy poza fakturami
- Rejestry
umów i zamówień,
- Rejestr Proform oraz refaktur i ich rozliczanie
- Ocena dostawców - deklaracje zgodności, audyty, reklamacje, certyfikaty, DSU, DTR, karty charakterystyki
- Akty normatywne - uchwały, instrukcje, polecenia (z nadaniem praw do wglądu)
- Rejestr poczty wchodzącej – nadawanie obiegu i śledzenie odpowiedzi
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (w porozumieniu z Archiwum Państwowym)
- Prowadzenie
spraw – nadawanie sygnatur i gromadzenie historii wraz z załącznikami, nadawanie cech
- Korespondencja wychodząca –
generowanie przesyłek i elektroniczna książka nadawcza , drukowanie kopert i
książki nadawczej
- Korespondencja wewnętrzna pomiędzy działami i referentami
- Niezbędnik
pracownika - baza telefonów, adresów
korespondencyjnych, instrukcji wewnętrznych
- Gromadzenie
podpiętych załączników w różnych formatach (PDF, XLS, DOC, maile i obrazy
graficzne) oraz dostęp do danych archiwalnych
- Archiwizacja zgodna z przepisami GIODO i Tajemnicą Przedsiębiorstwa
- Wspólna baza kontrahentów z systemem ERP plus bazy pomocnicze
- Administracja
systemem – nadawanie uprawnień (w tym szczegółowe do wglądu w wybrane umowy,
sprawy)
- Historia czynności wykonywanych przez operatorów na każdym poziomie działania
- Współpraca
z MS Office – wysyłanie zestawień i wydruków (np. adresowanie kopert, protokoły
przekazania dokumentów itp)
- Logowanie zintegrowane z domeną Windows, brak instalacji (architektura .NET 4), dostęp zdalny przez łącza VPN.